Blogg
Guide: Slik velger du riktig leverandør av driftstjenester
Å velge riktig leverandør av driftstjenester er et strategisk valg som strekker seg langt utover teknologi. Det handler om å sikre kontroll over egne ressurser, oppnå fleksibilitet i leveransemodellen og skape langsiktig verdi for virksomheten. I denne veiledningen går vi gjennom de viktigste vurderingene du bør gjøre før du inngår en avtale.
Det handler ikke bare om teknologi, men om kontroll, fleksibilitet og langsiktig nytte for virksomheten. I denne guiden har vi listet opp de viktigste punktene du bør vurdere før du velger leverandør – for å sikre at resultatet blir så optimalt som mulig for deg og din organisasjon.
Unngå binding: Sørg for at du eier de riktige komponentene
En moderne administrert tjeneste skal ikke skape avhengighet. For å unngå å binde deg til en leverandør bør du som kunde sikre eierskap til følgende:
- Infrastruktur og lisenser: Tjenesten du kjøper bør være uavhengig av fysisk maskinvare og lisenser. Da blir det enklere å bytte leverandør uten å måtte kjøpe ut eller erstatte disse delene.
- Tilkoblinger (internett, WAN eller 5G): Sørg for å eie dine egne operatørtjenester. Disse er ofte vanskelige å bytte ut, og avtalene er lange. Du bør kunne gjøre endringer uten å måtte reforhandle flere avhengigheter.
- Skille mellom operatør- og WAN-tjenester: Hvis du bruker SD-WAN eller 5G som backup, er det viktig at selve tilkoblingen (internett) er separert fra SD-WAN. Ellers blir det komplisert å bytte leverandør for enkeltkomponenter.
- Avtalefrihet: Sørg for at det er mulig å si opp tjenesten før kontraktsperioden er over. Avtaler for administrerte tjenester varer ofte i 36 eller 60 måneder. Uansett hvor godt tjenesten fungerer, bør du ha en vei ut. Avtalefrihet gir trygghet og fleksibilitet.
Outsourcing vs driftstjenester – hva er forskjellen?
Velg riktig prismodell
En tydelig og fleksibel betalingsmodell er avgjørende for at du skal kunne skalere og tilpasse tjenesten over tid.
- Betal for faktisk bruk: Du bør kun betale for det du bruker hver måned. Det sikrer fleksibilitet og skalerbarhet.
- Klar definisjon av månedskostnad: Det må være tydelig hva som inngår i prisen, og hva som koster ekstra – slik at du unngår uforutsette kostnader.
- Spør om begrensninger i skalerbarhet: Det kan finnes tekniske begrensninger, som at løsningen kun støtter et visst antall enheter. Dette er det viktig at du kjenner til før eventuell vekst.
- Fast pris for onboarding: Sørg for at det er klart hva det koster fra kontraktsinngåelse til oppstart. Det gjør det enklere å sammenligne leverandører og forstå totalinvesteringen.
Hva bør være inkludert i månedskostnaden?
For å ha kontroll, kunne planlegge og få tydelig verdi for det du betaler, bør en gjennomtenkt administrert tjeneste inkludere:
- Klart definerte SLAer med angitte svartider
- Automatisk overvåking og hendelseshåndtering 24×7
- Tid brukt på feilsøking og feilretting innenfor tjenestens rammer
- Oppgraderinger og sikkerhetsoppdateringer innenfor avtalte servicevinduer
- Tilgang til ekspertise ved behov, innenfor SLA – uten omveier
- Bransjestandard for konfigurasjon av funksjoner og komponenter
- Kontinuerlige forbedringsforslag gjennom hele avtaleperioden
- Etterlevelse av avtalt samarbeidsmodell
- Verktøy og automatisering for enkel installasjon og utskifting av enheter
- Datadrevet arbeidsmetodikk med full innsikt i statistikk, synlighet og hendelseslogging
Hva bør ikke være inkludert i månedskostnaden?
Noen elementer bør holdes utenfor den faste prisen:
- Endringsarbeid: Det er umulig å på forhånd vite hvor mye endringsarbeid som kreves i et eksisterende IT-miljø. Be heller leverandøren spesifisere, for eksempel via et Statement of Work, hva hver ønsket endring vil koste ved hvert enkelt tilfelle.
- Utvidelse eller utskifting av fysisk utstyr: Det er vanskelig å forutsi hva som må byttes ut før avtalen starter. Be leverandøren oppgi faste priser for utvidelse eller utskifting.
- Maskinvare og lisenser: Ved å eie disse selv reduserer du risikoen for inlåsing og kan enklere bytte leverandør ved behov.
Tilleggstjenester og merverdi
Be leverandøren tydelig beskrive:
- Hvilken teknisk plattform som skal brukes
- Hvilke tilleggstjenester som er tilgjengelige
Det er viktig å forstå hvilke muligheter og begrensninger som ligger i den tekniske plattformen som skal realisere tjenesten. Det gjør det enklere å sammenligne tilbud fra ulike leverandører på rettferdig vis.
Tenk også på hvilken merverdi som finnes utover teknologien. Den teknologiske revolusjonen vi står midt i krever at leverandøren forstår dine behov, slik at du og din virksomhet kan fortsette å være relevante i markedet.
- Er leverandøren proaktiv, innovativ og virksomhetsorientert?
- Har de evne til å utvikle ditt miljø?
Support som utgjør en forskjell
- Forvent proaktiv support: Moderne support bør være proaktiv og datadrevet. Ved hjelp av AI og automatisering kan problemer oppdages og løses før du merker dem. Du bør forvente at leverandøren informerer deg når problemer oppstår eller feilretting pågår – ikke motsatt.
- Forvent eksperter i supporten: I moderne support er det meste automatisert. Det som tidligere ble gjort manuelt (ofte 1. og 2. linje support), håndteres nå automatisk uten menneskelig innblanding. Det frigjør ressurser, sparer tid og gjør at du som kunde møter eksperter direkte – når det virkelig gjelder.
Avtaler og sanksjoner
Alle virksomheter forsøker kontinuerlig å minimere risiko. Unngå å fokusere på sanksjoner som styringsverktøy. En leverandør som må forholde seg til sanksjoner i en avtale, vil ofte kompensere for den risikoen ved å øke prisene. I tillegg er det ofte vanskelig å bevise hva eventuelle feil faktisk skyldes. En god leverandør vil uansett gjøre sitt ytterste for å løse pågående problemer så raskt som mulig. Eventuelle sanksjoner bidrar sjelden til at problemer blir løst raskere – og kan i verste fall skape mer friksjon enn fremdrift.
Fokuser heller på:
- Muligheten til å si opp avtalen ved manglende leveranse
- Tydelige oppfølgingspunkter og forbedringsplaner
Slik sammenligner du leverandører
Vær åpen om nåsituasjonen og hva du ønsker å oppnå.
Jo tydeligere du kommuniserer behov og mål, desto enklere blir det for leverandøren å komme med relevante anbefalinger og presentere en løsning som faktisk passer din virksomhet.
Utfordre leverandøren.
Gi dem lesetilgang til IT-miljøet ditt og be om en analyse: Hva fungerer godt? Hva kan forbedres? Og hvordan? På den måten får du konkrete forslag til hvordan leveransen kan bli mer stabil, sikker og effektiv – samtidig som det gir et godt grunnlag for å sammenligne ulike leverandører på en rettferdig måte.
Still spørsmål om fremtidens driftstjenester.
Hvordan ser leverandøren på innovasjon, kunstig intelligens og automatisering? Hvilken rolle spiller den teknologiske utviklingen i deres tjenestetilbud de neste årene?
Ekspertise utgjør forskjellen.
I kritiske situasjoner er det avgjørende å ha tilgang til riktig kompetanse – umiddelbart. Ingen virksomhet kan fungere uten et stabilt nettverk eller god sikkerhet. En trygg og robust IT-infrastruktur er viktigere enn noen gang.
Gi alle leverandører like forutsetninger.
Velg minst to ulike aktører og be dem ta utgangspunkt i samme scenario. Be dem beskrive sitt tilbud, hvordan de kan bidra til din virksomhet og hva det betyr for deg som kunde. Det gjør det enklere å sammenligne på riktige premisser.
Sjekk sertifiseringer og standarder.
Sørg for at leverandøren har dokumenterte prosesser og er sertifisert i henhold til ISO 27001. Det gir trygghet og sikrer kvalitet i leveransen av driftstjenester.
Lunch ’n Learn: Managed Service – riktig måte å kjøpe IT som en tjeneste
Relatert
