De transitie van Schiphol Telematics naar Conscia & partners

Conscia heeft in november 2019 een sourcingcontract getekend om de verantwoordelijkheid voor het volledige netwerkbeheer van Schiphol Group over te nemen. Daarnaast verricht Conscia ook een service integratie-rol voor de andere partijen in de keten (Allinq, Orange Cyber Defense en overige derde partijen).

Als Transitie Manager was het de afgelopen maanden mijn verantwoordelijkheid om de overgang van de verschillende taken en processen van Schiphol Telematics (verantwoordelijk voor connectiviteits- en communicatiediensten binnen Royal Schiphol Group) in goede banen te leiden en ervoor te zorgen dat dit binnen de overeengekomen tijdslijnen gebeurde. Dat was een mooie uitdaging, zeker omdat we de door de coronacrisis alles op afstand moesten doen.

Van een operationele naar een regie-organisatie
Een dergelijke overstap, van een operationele organisatie naar enkel een regie-organisatie, was voor Schiphol Telematics natuurlijk een enorme verandering. Alles staat of valt dan met een goede planning en organisatie. Klanten en eindgebruikers mochten geen enkele hinder ondervinden van deze overgang, want de luchthaven is een bedrijf dat continu doordraait. Niet alleen alle processen rond het afhandelen van passagiers, vracht en vluchten, maar ook in de ondersteunende ICT. Er vinden continu vernieuwingen en verbeteringen plaats en het was belangrijk dat ook deze activiteiten naadloos werden overgenomen. Mijn werk de afgelopen maanden bestond onder andere uit het aansturen van alle betrokken partijen. Denk bijvoorbeeld aan het maken van procesafspraken met keten partners, het implementeren van het Security framework en het opleveren van de noodzakelijk netwerk beheertooling.

Bij een dergelijk complex proces krijg je te maken met talloze kritieke processen, stappen en uitdagingen binnen de verschillende organisaties. Daarbij staan de transitiedoelstellingen van de hele keten altijd voorop. Bij de start van de overgang hebben de sourcing partners en Schiphol daarom een samenwerkingsmanifest opgesteld waarin alle afspraken zijn vastgelegd. Dit maakte het voor alle betrokkenen duidelijk hoe te acteren, bij wie welke verantwoordelijkheden liggen en waarop je elkaar dus kunt aanspreken. Maar belangrijker nog: hoe je elkaar kan helpen zodat de klant altijd op de eerste plaats staat. Dit is de basis geweest voor de samenwerking op strategisch, tactisch en operationeel niveau.

Videovergaderen
Vanwege het coronavirus was het nodig om plotseling een aantal zaken anders doen dan aanvankelijk gedacht. We hebben daarom een goed plan van aanpak opgesteld voor de deelprojecten die absoluut door moesten gaan en hoe we dat op een verantwoorde wijze konden doen. Natuurlijk is er veel thuisgewerkt en hebben we vooral veel vergaderd via videocalls, wat bijzonder goed liep, gezien het soms grote aantal deelnemers. Dat is onder andere te danken aan het besluit om moderators aan te stellen om de discussies in goede banen te leiden.

Inmiddels is het duidelijk dat deze samenwerking zijn vruchten heeft afgeworpen. Ondanks de enorme impact van corona op de luchthaven, de medewerkers en het hele project hebben we elkaar goed weten te vinden, door waar nodig altijd een helpende hand te bieden, flexibel te zijn en goed met elkaar mee te denken. Zo hebben we het afgesproken resultaat weten te leveren.

Toegevoegde waarde
Voor mij persoonlijk was het een bijzondere ervaring om dit samen met alle partijen en projectleden in deze bijzondere tijd vorm te geven. Daarnaast is het mooi om te zien welke waarde je als netwerkpartner kan toevoegen in de enerverende en dynamische luchthavenomgeving. Het bieden van een goed functionerend netwerk heeft een directe impact op de performance van de luchtvaartmaatschappijen, op de efficiency van de passagiersafhandeling en uiteindelijk op de klantentevredenheid. Dat is uiteindelijk het allerbelangrijkste.

“We mogen trots zijn op het resultaat. Een tevreden klant, een transitie zonder noemenswaardige problemen en positieve reacties van de medewerkers van Schiphol Telematics, waarvan een groot deel in dienst is gekomen bij Conscia of bij een van de andere partners.”

Rene Kiers
Transitie Manager
Conscia Nederland