Privacy Beleid

(Versie van: juli 2022)

Deel I

Conscia’s privacy beleid

Dit Privacy Beleid legt je uit hoe wij jouw persoonsgegevens verwerken als je ons op een andere wijze contacteert dan via het contactformulier op de websites conscia.com of nil.com of als jij in beeld komt als contactpersoon in een contractuele relatie tussen jouw werkgever en ons.

Dit Privacy Beleid is niet inclusief informatie over hoe wij jouw persoonsgegevens verwerken als jij je bijvoorbeeld inschrijft voor een nieuwsbrief, een werknemer of sollicitant bent, een contactformulier op de website gebruikt, etc. Voor al dit soort verwerkingen word je apart geïnformeerd gerelateerd aan de inschrijving of het gebruik van de service die de reden is van het verwerken van jouw persoonsgegevens. In Deel II hieronder, zul je referenties vinden voor de relevante informatie voor dat soort services.

Ons verwerken van persoonsgegevens gerelateerd aan Conscia website’s gebruik van cookies is gereguleerd in ons cookiebeleid. Je krijgt toegang tot ons cookiebeleid via Deel II hieronder.

Ongeacht of je apart geïnformeerd bent over specifieke verwerkingen van jouw data, kun je altijd contact met ons opnemen via de contactinformatie hieronder als je vragen hebt over onze verwerking van jouw persoonsgegevens of als je je rechten als data subject wilt uitoefenen.

Wij worden gebonden door Regulering (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en van de Raad van 27 april 2016, over de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en het vrije verkeer van zulke data en herroepend Directief 95/46/EC (General Data Protectie Regulering) (“GDPR”), zelfs in gevallen waarin wij de persoonsgegevens van individuen die permanent buiten EU verblijven verwerken.

Tot op zekere hoogte kunnen wij ook gebonden worden door nationale wetgevingen van andere landen.

Wij zijn de data controller – Hoe neem je contact met ons op?

Als een internationale organisatie met wettelijke entiteiten in diverse landen, hangt de verantwoordelijkheid van de entiteit voor het verwerken van jouw persoonsgegevens af van met welke entiteit je werkt. De Conscia entiteit waarmee jij contact hebt of waaraan gerefereerd wordt als contactpersoon is de controller voor de verwerking van jouw persoonsgegevens (vanaf hier te noemen “wij,” “ons” of Conscia Group). Je kunt ons bereiken op de volgende adressen:

 

Land Bedrijfsnaam Adres Hoofdkantoor
Denemarken Conscia A/S
Conscia Danmark A/S
Kirkebjerg Parkvej 9, 2. Sal
DK-2605 Brøndby
Telefoon: +45 70207780
Duitsland xevIT GmbH Otto-Hahn-Str. 18
76275 Ettlingen
Telefoon: +49 7243 5054-4
Noorwegen Conscia Norge AS Universitetsgata 10
0164 Oslo
Telefoon: +47 24 07 74 44
Nederland Conscia Nederland B.V. Kampenringweg 47
2803 PE Gouda
Telefoon: +31 88 522 88 22
Slovenië NIL Ltd. Baragova ulica 5
SI – 1000 Ljubljana
Telefoon: +386 1 4746 500
Zweden Conscia Sverige AB Lindhagensgatan 76
112 18 Stockholm
Telefoon: +46 (0)8 765 53 00

 

Voor verzoeken zijn onze openingstijden maandag – vrijdag 8.00 – 16.00 uur.

Data Protection Officer, contactpersoon

Onze Data Protection Officer is jouw contactpersoon voor alles met betrekking tot gegevensbescherming. Als je vragen hebt stuur deze dan naar: [email protected].

Indien je jouw rechten wilt uitoefenen, neem dan direct contact op met onze DPO. Voor meer informatie over jouw rechten, zie de sectie: ‘Jouw rechten als data subject’.

Doeleinden en wettelijke basis voor verwerking van persoonsgegevens

Wij verwerken ook jouw persoonsgegevens om jouw verzoek uit te voeren of te verwerken of om de klantrelatie waarvoor jouw data is geregistreerd te completeren.

De verwerking van jouw persoonsgegevens is gebaseerd op GDPR Artikel 6 (1) (f). de wettelijke belangen die wij nastreven zijn het afhandelen van jouw verzoek, follow-up en tevens algemene klantenservice en het nakomen van contracten met onze klanten.

Ontvangers of categorieën ontvangers van jouw persoonsgegevens

Om jouw verzoek te verwerken kan het noodzakelijk zijn om jouw informatie door te geven aan een bedrijf dat verbonden is met de Conscia Group, zijnde de leden van de Conscia Group. (Zie de tabel met lokale wettelijke entiteiten hierboven).

Als het relevant is voor de verwerking van jouw verzoek, kunnen wij jouw informatie ook doorgeven aan partners, zijnde geautoriseerde dealers en subcontractors.

Retentieperiode

Wij slaan jouw gegevens slechts zo lang op als relevant is, of als er specifieke wettelijke redenen voor zijn, en/of er een wettelijke verplichting is voor een langere opslagperiode zoals:

  • Statutaire retentieverplichtingen: (accounting- of financiële verplichtingen).
  • De gegevens nog nodig zijn om wettelijke claims vast te stellen en uit te oefenen of om zich te verdedigen tegen wettelijke claims, bijvoorbeeld omwille van technologische of forensische redenen.
  • Verplichtingen om te verdedigen tegen aanvallen op onze webservers en deze te tracken.
  • Wissen tegen wettelijke belangen van de data subjects zou ingaan.
  • Een andere uitzondering die volgens Art. 17 Par. 3 GDPR toepasselijk is.

Jouw rechten als data subject

Onder GDPR heb je verschillende rechten met betrekking tot onze verwerking van jouw persoonsgegevens. Hier kun je meer lezen over jouw rechten als data subject

Als jij één van jouw rechten wilt uitoefenen, neem dan contact met ons op. Onze contactgegevens staan in het voorgaande vermeld.

Jouw rechten zijn inclusief:

  • Recht van toegang voor het data subject
    Je bent gerechtigd tot toegang tot jouw persoonsgegevens die wij verwerken en tot de nodige additionele informatie.
  • Recht op rectificatie
    Je bent gerechtigd tot rectificatie van inaccurate jou betreffende persoonsgegevens.
  • Recht op wissen
    In zeer speciale gevallen ben je gerechtigd om jou betreffende gegevens te laten wissen vóórdat de reguliere datum voor wissen gekomen is.
  • Recht op restrictie van verwerking
    In bepaalde gevallen ben je gerechtigd tot restrictie op de verwerking van jouw persoonsgegevens. Als je gerechtigd bent tot restrictie op verwerking van jouw persoonsgegevens, mogen wij in het vervolg deze informatie slechts verwerken -anders dan opslaan- mét jouw toestemming, of met als doel het vaststellen van, uitoefenen van of verdedigen tegen wettelijke claims of ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke- of rechtspersoon of omwille van een zwaarwegend algemeen belang van de EU of van een lidstaat.
  • Recht om bezwaar aan te tekenen
    In bepaalde gevallen ben je gerechtigd tot aantekenen van bezwaar tegen een anderszins wettige verwerking van jouw persoonsgegevens.
  • Recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende instantie
    Je bent ook gerechtigd tot het indienen van een klacht bij een toezichthoudende instantie of een andere bevoegde databescherming instantie over onze verwerking van jouw gegevens. Dit kan bijvoorbeeld de databescherming instantie van het land waar je verblijft zijn.

Een lijst van alle databescherming instanties in de Europese Unie en de Europese Economische Ruimte kun je hier vinden: https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm.

Deel II

Specifieke services of activiteiten die Conscia biedt

Dit Deel II biedt je referenties voor informatie over hoe wij persoonsgegevens verwerken bij  specifieke services of activiteiten die Conscia aanbiedt: