Asset Management handler basalt set om kontrol over aktiver og immaterielle produkter, der indgår i den daglige drift i virksomheden. Hos IT-afdelingen handler Asset Management derfor om fysiske enheder, licenser og software, og i opgaven med at understøtte forretningens krav og i en hektisk hverdag bliver Asset Management derfor ofte nedprioriteret.
Indimellem får en medarbejder måske styr på det i en periode, hvorefter opgaven over tid lige så stille sander til igen. Det kræver nemlig ofte teknisk indsigt at gennemskue om assets fx fortsat er i drift, om de er del af en igangværende migrering, eller hvor enheden er placeret i netværket og om den udgør en potentiel risiko, hvis den ikke længere kan blive supporteret.
Dermed er opgaven alt andet lige særdeles svær at løse for en studentermedhjælper uden et stærkt makkerskab med en teknisk ressource. Dermed er vi retur ved hverdagens prioritering.
Ofte løser en del af opgaven sig ved gentegning af den årlige service, hvor især det økonomiske aspekt motiverer til gennemgang af asset listen. Dette er bestemt bedre end ingenting – men er det godt nok?
- Hvordan sikrer vi, at vi altid er i kontrol med vores assets?
- Hvordan sikrer vi, vores driftsomkostninger er korrekte?
- Udnytter vi potentialet af indkøbt software?
- Hvordan sikrer vi, SLA altid modsvarer den fastsatte risikoprofil?
- Hvordan sikrer vi kendskab til de enheder, der ikke længere kan blive supporteret og dermed udgør en operationel risiko i tilfælde af nedbrud?
- Kan antallet af potentielle nedbrud undgås, før de opstår?
Alle disse spørgsmål er motiveret af et overordnet mål: Ønsket om stabil og pålidelig drift til den rigtige pris og uden overraskelser.
Overblik, overblik og overblik
Regler fra producenten driver et andet vigtigt motiv, når IT-revisionen kommer på besøg: For eksempel skal compliance, licenseringsregler, software opgraderingsaftaler og ejendomsret naturligvis overholdes, og det er vigtigt at være opmærksom på, at reglerne er forskellige mellem de forskellige producenter.
På dette punkt er Cisco ikke anderledes. På http://cisco.com/go/terms kan du se en omfattende dokumentsamling, der adresserer rettigheder og politikker på både cloud og on-premise installeret software.
Conscias 100 største kunder har i gennemsnit 6.400 hardware assets registreret, og af disse har 1.455 tilknyttet en årlig serviceomkostning. Dette antal er renset for kabler og diverse andre ikke relevante enheder og er derfor alene enheder, der er afgørende for den daglige drift på den ene eller anden måde.
Overblikket over produkters levetid, antal software-versioner i drift og sårbarhed bliver besværliggjort proportionelt med antallet af assets.
Da Conscia for efterhånden mange år siden blev en del af Ciscos Partner Service Program, gik det hurtigt op for os, at håndtering af vores mange kunders assets er en stor opgave.
For at sikre det optimale flow i forbindelse med fejlsøgning, kræver hardware assets korrekt registrering hos både kunde, partner og leverandør. En optimal fejlsøgning i tilfælde af fejl på software eller hardware kræver nemlig adgang til patches, software, fejlsøgningsdatabaser og eskalation til leverandøren. Dette er dog under forudsætning af korrekt registrering i forhold til producentens regler for udstyr og software.
Dermed indledte vi vores digitaliseringsprojekt med serviceportalen Conscia Network Services (CNS).
Registrering skaber transparens
Det er et projekt, der siden har gennemgået mange faser, og som vi udvikler løbende, så vi i dag tilbyder vores kunder en automatiseret Asset Management Platform, CNS.
Løsningen har vi udviklet med data direkte fra Ciscos Kontrakt Center, hvilket sikrer kunderne fuld transparens. Alle grunddata bliver registreret og korrigeret direkte hos Cisco, hvormed vi aldrig skaber vores egen kopi af virkeligheden.
En direkte følge deraf er, at eventuelle fejl dermed også bliver registreret i vores kunders portal – da vores kunder ser det samme som os. En transparens, der passer perfekt i vores tilgang til hele serviceoperationen: Med synlighed, ærlig og åben kommunikation når vi nemlig vores fælles mål om at komme tilbage til normal drift i tilfælde af et problem, hurtigst muligt.
Vores mange års intensivt arbejde med assets og Ciscos service programmer har samtidig skabt et højt kompetenceniveau for service i Conscias organisation. Når det kommer til Cisco regler og processer, er vi derfor én samlet organisation af ”Subject-matter-experts”.
Det kommer naturligvis kunderne til gode ved, at de får korrekt rådgivning og sikker håndtering af alle assets. Kundernes servicestrategi bliver afspejlet direkte gennem den vifte af services, der er til rådighed i portalen – hverken mere eller mindre.
Mere kompliceret – og endnu vigtigere
Vores applikation er under konstant udvikling, og vi er løbende i dialog med Cisco og følger deres transformation mod at blive mere software-orienteret, tæt. I den forbindelse ser vi en yderligere forøgelse i assets.
Hardware og software bliver adskilt til stor fordel for dig som kunde. Du kan flytte licenser mellem produkter, og software anses – i mange tilfælde – som en ”pool” af ressourcer som dine produkter konsumerer fra, hvilket giver større agilitet i implementeringen og bedre udnyttelse af investeringen.
En følge deraf er dog også det faktum, at licens-antallet vil stige i takt med migrering til nyt hardware – og dermed vil det samlede antal assets også øge. Centrale controllere bliver en vigtig del af implementering og drift af netværket, men det samlede overblik over assets – både hardware og software – vil fortsat ligge i CNS med informationer om fx levetid, sårbarheder og trusler. Dermed bliver Asset Management endnu mere kompliceret – og samtidig endnu vigtigere!
Seneste tilføjelse til CNS er tilgang til data via et API. API’et benytter de nyeste standarder for datakommunikation og giver mulighed for at integrere data direkte ind i forretningsapplikationerne. Det kan være CMDB, Service Management Tool eller måske ERP-systemet, hvor assets også udgør en kritisk datakilde.
Du kan søge status på et givent serienummer og holde CMDB opdateret ved at spørge over et spænd i datoer. På den måde bliver informationer om nye enheder, vi har registeret fra Cisco sikret med relevante informationer om fx SLA og installationsadresse.
Dermed er vi altså meget tæt på automatiseret Asset Management!
Asset Management vil altid være baseret på en serie menneskelige input. Du er den eneste, som ved, om en asset er planlagt til at blive taget ud af drift – for eksempel i næste weekend. Men i hovedtræk kan det tunge arbejde nu blive automatiseret.
Er du kunde hos Conscia, ved vi, du allerede er godt på vej.