Managerad IT-tjänst vs. outsourcing – vad är skillnaden?

Många organisationer använder idag begreppen ”outsourcing” och ”managerade tjänster”, inte minst när det gäller IT-tjänster, nästan synonymt. Men skillnaderna mellan de två är avgörande. Inte minst för den som vill behålla kontroll, få större flexibilitet och minska beroendet av sin IT-partner. I denna artikel förklarar vi båda delar, och förklarar vilka för- och nackdelar som finns.

Outsourcing: det traditionella sättet

Outsourcing är en traditionell metod att köpa IT som tjänst. Det innebär att en verksamhet eller organisation flyttar över en hel funktion, process eller avdelning till en extern part. Det inkluderar ofta övergång av medarbetare, eller hela system. Outsourcing är vanligt i större organisationer där den primära drivkraften ofta är besparingsåtgärder.

I korthet innebär outsourcing ofta:

• Överföring av resurser och ansvar. Den valda leverantören tar över både verksamhet och resurser.
• Långsiktiga avtal. Outsourcing innebär ofta långa kontrakt där leverantören tar ett helhetsansvar för stora delar av kundens IT-miljö.
• Minskad strategisk kontroll. Eftersom kunden lämnar över en stor del av både kontroll och strategi till leverantören, upplevs ofta en minskad strategisk kontroll från kundens sida.
• Hög inlåsningseffekt. På grund av långa kontrakt och att leverantören tar ett så pass stort ansvar för kundens IT-miljö, är det ofta svårt att bryta avtal, och även att byta leverantör.
• Låg transparens. Många kunder upplever det svårt att förstå vad man betalar för, och vad leveransen verkligen ger eftersom så mycket av ansvaret ligger hos leverantören.

Outsourcing bör användas medvetet, och med förståelse för de risker det kan innebära vad gäller innovation, tempo och insyn i den egna IT-miljön.

Managerad tjänst: tydligt ansvar och definierat resultat

En managerad tjänst innebär att en verksamhet anlitar en extern leverantör som levererar, övervakar och utvecklar en specifik IT-tjänst eller IT-funktion. Det kan exempelvis handla om drift av nätverk, säkerhet, backup eller klienter. Ofta baseras tjänsten på ett tydligt definierat Service Level Agreement (SLA).

I korthet innebär managerade tjänster ofta:

• Tjänstebaserad leverans. I stället för att lägga ut hela IT-miljön på en extern part köper kunden ett på förhand definierat resultat av en specifik IT funktion.
• Användningsbaserad konsumtionsmodell. Kunden betalar per månad för det som faktiskt används i stället för en fast kostnad för hela IT-miljön som är svår att påverka.
• Bibehållen strategisk kontroll. Kunden behåller den strategiska kontrollen över hela IT-miljön samtidigt som leverantören garanterar tillgängligheten för specifika IT funktioner.
• Möjlighet till kontinuerlig utveckling. Den valda leverantören har ansvar för proaktiv förvaltning och förbättringar.
• Låg inlåsningseffekt. Eftersom kunden kan sprida ut eventuella risker på flera leverantörer ökar möjligheten att byta leverantör om behov uppstår.
• Hög transparens. I och med att är det enkelt för kunden att förstå vad man betalar för, och vad leveranser faktiskt ger.

En managerad IT-tjänst möjliggör för kunden att minska det operativa arbetet utan att släppa ifrån sig ägandeskapet. I stället får kunden verktyg för insyn, flexibilitet när det kommer till skalning, samt möjlighet att byta leverantör om förutsättningarna förändras.

Outsourcing vs. managerad – en jämförelse i korthet

Fördelar och nackdelar med outsourcing vs. managerad tjänst

Hur avgör jag vad som är bäst för min verksamhet?

Valet mellan outsourcing och managerade tjänster beror på behov, organisationens mognad och hur mycket kontroll du som kund vill behålla internt. Andra vanliga drivkrafter är brist på egen kompetens eller önskemål om att uppnå kostnadsbesparingar.

Stora organisationer väljer ofta outsourcing, vilket i många fall betyder att hela eller delar av den egna IT-avdelningen flyttas över till leverantören, och leveransen av IT till verksamheten fortsätter utan större förändringar.

En leverantör som levererar managerade tjänster är vanligtvis specialiserad inom det specifika området, har hög kompetens, och ligger i framkant gällande val av vilka plattformar som används för att leverera tjänster.

Är din drivkraft att minska personalkostnader och överföra ansvaret för hela din IT-miljö till en extern leverantör bör du välja outsourcing, vill du bibehålla kontroll och strategi samt säkerställa att hög kompetens är tillgänglig inom varje del av din IT-miljö bör du välja managerade tjänster.

Vill du ha hjälp att avgöra vad som passar din organisation bäst? Välkommen att höra av dig till oss.