Guide: Så väljer du rätt leverantör av managerade tjänster

Att välja rätt leverantör av managerade tjänster är en strategisk fråga. Det handlar inte bara om teknik utan om kontroll, flexibilitet och långsiktig verksamhetsnytta. I denna sammanfattade guide har vi listat de viktigaste sakerna du bör tänka på innan du väljer leverantör, för att säkerställa att resultatet blir så optimalt som möjligt för dig och din organisation.

1. Undvik inlåsning: säkerställ att du äger rätt saker

En modern managerad tjänst bör inte skapa beroende. För att undvika inlåsningseffekter bör du som kund säkerställa att du har ägandeskapet över ett antal delar:

  • Infrastruktur och licenser. Den managerade tjänsten du köper bör vara frikopplad från fysisk hårdvara och licenser. Om du av någon anledning vill byta leverantör blir det enklare eftersom du slipper byta ut eller köpa loss dessa delar.
  • Förbindelser (internet, WAN eller 5G). Se till att äga dina egna operatörstjänster. Att byta ut operatörstjänster är ofta svårt, och avtalen är långa. Du bör kunna göra förändringar utan att behöva omförhandla flera beroenden.
  • Håll isär operatörstjänster och WAN-tjänster. Om din verksamhet använder SD-WAN eller 5G för backup är det viktigt att själva förbindelsen (Internet) separeras från SD-WAN. Annars blir det svårt och krångligt att byta leverantör för enskilda delar.
  • Avtalsfrihet. Säkerställ att det är möjligt att säga upp tjänsten innan kontraktstiden löper ut. Avtalslängden vid managerade tjänster är ofta 36 eller 60 månader. Oavsett hur väl tjänsten fungerar bör en väg ur avtalet i förtid säkras. Avtalsfrihet ger dig trygghet och flexibilitet.

 

2. Välj rätt prismodell

En tydlig och flexibel betalningsmodell är avgörande för att du ska kunna skala och anpassa den valda tjänsten över tid.

  • Betala för faktisk användning. Du bör bara betala för det du använder varje månad. Det säkerställer att den managerade tjänsten är flexibel och skalbar. Ökar användandet bör du betala mer, minskar användandet bör du betala mindre.
  • Tydlig definition av månadskostnaden. Det måste vara tydligt vad som ingår i månadskostnaden, och vad som kostar extra så att du vet vad du får. Det gör att du undviker oplanerade kostnader.
  • Fråga efter begränsningar i skalbarhet. Det kan finnas tekniska begränsningar, exempelvis att lösningen endast stödjer ett visst antal enheter. Det är viktig information inför framtida utökning eller tillväxt.
  • Fast kostnad för onboarding. Säkerställ att det är tydligt vad det kostar från kontraktsskrivning till start av leverans. Det gör det enklare att jämföra leverantörer och förstå den totala investeringen.

 

3. Vad bör ingå i månadskostnaden?

För att du ska ha kontroll, kunna planera och få ett tydligt värde för det du betalar varje månad, bör en genomtänkt managerad tjänst inkludera följande delar:

  • Ett väldefinierat SLA med definierade svarstider.
  • Automatisk övervakning och incidenthantering av samtliga komponenter 24/7.
  • Tid som läggs på felsökning och felavhjälpning inom tjänstens omfattning.
  • Uppgraderingar och patchning enligt förutbestämda servicefönster.
  • Tillgång till expertis vid behov och inom överenskommet SLA, utan att gå omvägar.
  • Definierad branschstandard för konfiguration av funktioner och komponenter.
  • Kontinuerliga förbättringsförslag under hela avtalstiden.
  • Efterlevnad och genomförande av överenskommen samverkansmodell.
  • Verktyg och automation för att enkelt kunna installera och byta ut enheter.
  • Ett datadrivet arbetssätt med full insyn gällande statistik, visibilitet och händelseloggning.

 

4. Vad bör inte ingå i månadskostnaden?

Det finns vissa delar som inte hör hemma i en månadskostnad:

  • Förändringsarbete. Det är omöjligt att i förväg uppskatta hur mycket förändringsarbete som krävs i en befintligt IT-miljö. Begär i stället att leverantören specificerar, exempelvis via ett Statement of Work, vad varje önskad förändring kostar vid varje givet tillfälle.
  • Utökning eller utbyte av fysisk utrustning. Det går inte att förutse innan avtalsstart vad som kommer att behöva bytas ut gällande befintlig fysisk utrustning. Begär i stället att leverantören presenterar fasta priser för utökning eller utbyte.
  • Hårdvara och licenser. Genom att själv äga dessa delar minskar du inlåsningseffekten, och kan enklare byta leverantör vid behov.

 

5. Tilläggstjänster och mervärde

Be leverantören tydligt beskriva:

  • Vilken teknisk plattform som är tänkt att användas.
  • Vilka tilläggstjänster som finns tillgängliga.

Det är viktigt att förstå möjligheter och begränsningar som finns i den tekniska plattform som ska realisera tjänsten. Det gör det enklare att jämföra erbjudandet från olika leverantörer på ett rättvist sätt.

Fundera också på vilket mervärde som finns utöver tekniken. Den tekniska revolution vi befinner oss i kräver att leverantören förstår dina behov så att du och din verksamhet fortsatt kan vara relevant på marknaden.

  • Är leverantören proaktiv, innovativ och verksamhetsorienterad?
  • Har de förmågan att utveckla din miljö?

 

6. Support som gör skillnad

  • Förvänta dig proaktiv support. En modern support bör vara proaktiv och datadriven. Med hjälp av AI och automation kan problem upptäckas och åtgärdas innan du ens märker dem. Du ska förvänta dig att leverantören meddelar dig när problem uppstår eller felavhjälpning pågår – inte tvärtom.
  • Förvänta dig experter i supporten. I en modern support är det mesta automatiserat. Det som traditionellt utförts manuellt (ofta 1st och 2nd line support), görs idag helt automatiserat utan mänsklig inblandning. Det gör att resurser kan användas bättre, tid kan frigöras och du som kund möts av experter direkt i supporten, som är behjälpliga när det verkligen gäller.

 

7. Avtal och vite

Undvik att fokusera på vite som styrmedel. Alla verksamheter försöker ständigt minimera risker. En leverantör som försöker möta viten i ett avtal behöver kompensera den risken med högre priser. Likaså är det ofta svårt att bevisa vad eventuella fel beror på. En bra leverantör gör allt för att lösa pågående problem så fort som möjligt. Eventuella viten bidrar sällan till att problem blir löst snabbare.

Fokusera istället på:

  • Möjligheten att säga upp avtalet vid bristande leverans.
  • Att säkerställa att det finns tydliga uppföljningspunkter och förbättringsplaner.

Så jämför du leverantörer

Var transparent med nuläge och målbild. Det gör det enklare för leverantören att möta dina behov och ge relevanta rekommendationer och presentera rätt lösning.

Utmana leverantören. Ge tillgång (läsrättigheter) till din miljö och be dem analysera den: Vad fungerar? Vad kan förbättras? Och hur? På så sätt kan leverantören ge dig rekommendationer på hur du får en stabilare, säkrare och mer effektiv leverans av de funktioner du behöver, och det är ett effektivt sätt att jämföra olika leverantörer på.

Fråga om framtidens managerade tjänster. Hur ser leverantören på innovation, AI, automation och den teknikrevolution vi står mitt i? Hur påverkar detta deras erbjudande och leveranser de kommande åren?

Experter gör skillnaden. I krissituationer är det avgörande att ha tillgång till rätt kompetens direkt. En verksamhet klarar sig inte utan ett fungerande nätverk, eller att säkerheten är bristfällig och skapar problem. En stabil och säker IT-miljö är viktigare än någonsin.

Ge alla samma förutsättningar. Välj ut minst två olika leverantörer och be dem utgå från samma scenario. Be dem beskriva sitt erbjudande, hur de bidrar till din verksamhet och vad det innebär för dig som kund. Det gör det lättare att jämföra på rätt grunder.

Certifiering och standardisering. Säkerställ att leverantören har dokumenterade processer och är certifierade enligt ISO 27001. Det ger trygghet och säkerställer kvalitet i leveransen av managerade tjänster.

Är du nyfiken på hur Conscia kan hjälpa dig och din? Välkommen att höra av dig till oss.

Kontakta oss