Asset Management handlar i grunden om kontroll över tillgångar och immateriella produkter som ingår i ett företags dagliga verksamhet. På IT-avdelningen rör det sig därför om fysiska enheter, licenser och mjukvara, och i relation till uppdraget att möta företagets krav under en hektisk arbetsdag får Asset Management ofta en låg prioritet.
Ibland kan en medarbetare få kontroll över det under en kort period, men med tiden försummas uppgiften lätt igen. Det krävs ofta teknisk insikt för att ta reda på om tillgångar exempelvis fortfarande används, om de ingår i en pågående migrering eller om enheten är placerad i ett nätverk och utgör en potentiell risk om den inte längre kan stödas .
Detta gör uppgiften ännu svårare för en junior medarbetare, utan hjälp av en stark teknisk resurs. Så återkommer vi till de dagliga prioriteringarna.
Ofta löses uppgiften vid återteckningen av den årliga tjänsten, då särskilt den finansiella aspekten motiverar en översyn av tillgångslistan. Det här är definitivt bättre än ingenting – men är det bra nog?
- Hur säkerställer vi att vi alltid har kontroll över våra tillgångar?
- Hur ser vi till att våra driftskostnader är korrekta?
- Utnyttjar vi potentialen i förvärvad programvara fullt ut?
- Hur ser vi till att en SLA alltid motsvarar den riskprofil som beslutats?
- Hur upptäcker vi enheter som inte längre stöds och därmed representerar en operativ risk vid en krasch?
- Kan antalet potentiella krascher undvikas innan de uppstår?
Alla dessa frågor är motiverade av ett övergripande mål: att få en stabil och tillförlitlig verksamhet till rätt pris och utan överraskningar.
Överblick, överblick och överblick
Tillverkarens regler ger ett annat viktigt motiv när det blir dags för IT-revision: till exempel måste compliance, licensregler, mjukvaruuppgraderingsavtal och immateriella rättigheter respekteras och det är viktigt att vara medveten om att reglerna skiljer sig från en tillverkare till nästa.
På denna punkt är Cisco inte annorlunda. På https://www.cisco.com/c/en/us/about/legal/cloud-and-software.html kan du se ett omfattande dokumentkompendium som behandlar rättigheter och policy för både moln och installerad programvara på plats.
Conscias 100 största kunder har i snitt registrerat 6400 hårdvaruenheter vardera, varav 1455 är kopplade till en årlig servicekostnad. Det här omfattar inte kablar och andra icke relevanta enheter utan innehåller bara enheter som på ett eller annat sätt är avgörande för den dagliga driften.
Svårigheten i att få en överblick över en produkts livslängd, antalet programvaruversioner i drift och sårbarheter ökar i proportion till antalet tillgångar. När Conscia gick med i Cisco Partner Service Program för många år sedan blev det snabbt klart att hanteringen av våra kunders många tillgångar är en viktig uppgift.
För att säkerställa ett optimalt flöde i felsökning av hårdvara måste tillgångarna vara korrekt registrerade hos kunden, samarbetspartnern och leverantören. Optimal felsökning för programvaru- eller maskinvarufel kräver åtkomst till patchar, programvara, feldatabaser och eskalering till leverantören. Det här är om registreringen är korrekt enligt tillverkarens regler för utrustning och programvara.
Utifrån detta lanserade vi vårt digitaliseringsprojekt med serviceportalen Conscia Network Services (CNS).
Registrering skapar öppenhet
Detta projekt har sedan gått igenom många faser och utvecklingen pågår, så idag erbjuder vi våra kunder en automatiserad Asset Management Platform, CNS.
Lösningen har utvecklats med data rakt från Ciscos Contract Center, vilket säkerställer fullständig öppenhet för kunderna. Alla grundläggande data är registrerade och korrigerade direkt hos Cisco, vilket innebär att vi aldrig skapar vår egen kopia av verkligheten.
Ett direkt resultat av detta är att eventuella fel också registreras i vår kundportal – där våra kunder ser samma sak som vi gör. En transparens som passar perfekt i vår syn på hela serviceoperationen: med transparens, ärlighet och öppen kommunikation når vi vårt gemensamma mål att återuppta normal verksamhet så snart som möjligt om ett problem uppstår.
Samtidigt har våra många år av intensivt arbete med IT-tillgångar och Ciscos serviceprogram skapat en hög servicekompetens inom Conscia. När det gäller Ciscos regler och processer är vår organisation något av ämnesexperter.
Detta kommer naturligtvis kunderna till del när vi kan lämna en korrekt rådgivning och ge en säker hantering kring alla tillgångar. Kundernas servicestrategi återspeglas direkt via utbudet av tjänster som finns i portalen – varken mer eller mindre.
Asset Management – mer komplext och ännu viktigare
Vår applikation är under konstant utveckling, och vi är i kontinuerlig dialog med Cisco – vi följer noggrant deras omvandling mot att vara mer mjukvaruorienterade. I samband med detta ser vi en ökning av mängden IT-tillgångar.
Hårdvara och mjukvara separeras till stor nytta för dig som kund. Du kan flytta licenser mellan produkter, och programvara kan i många fall betraktas som en ”pool” av resurser som dina produkter kan utnyttja, vilket ger en större smidighet i implementationen och ett bättre utnyttjande av investeringen.
En följd av detta är att antalet licenser kommer att växa i samband med migreringen till ny maskinvara, och i sin tur ökar det totala antalet tillgångar. Centrala Controllers kommer att vara en viktig del av nätverkets implementation och drift, men den totala översikten över tillgångar, både maskinvara och programvara, ligger fortfarande i CNS med information om livslängd, sårbarheter och hot. Det innebär att Asset Management blir mer komplext – och samtidigt viktigare!
Det senaste tillägget till CNS är åtkomst till data via API. Gränssnittet använder de senaste standarderna för datakommunikation och gör det möjligt att integrera data direkt i företagsapplikationerna. Detta kan vara en CMDB, en Service Management Tool eller till och med ERP-systemet, där tillgångar utgör en kritisk datakälla.
Du kan söka status för ett visst serienummer och hålla CMDB uppdaterat genom att söka över en tidsperiod. På så sätt säkras information om nya enheter som vi har registrerat från Cisco med relevant information om till exempel SLA och installationsadress.
Vi är därmed mycket nära automatiserad Asset Management!
Asset Management kommer alltid att baseras på en viss mängd manuell inmatning. Du är den enda som vet om en tillgång är planerad att tas ur drift – till exempel i helgen. Men i grunden kan det tunga arbetet nu automatiseras.
Om du är en Conscia-kund vet vi att du redan är på god väg.
Läs mer om vår CNS-serviceportal och kontakta oss gärna!
Mikael Juul är produkt- och utvecklingschef för Conscias digitala kundstrategi. Han är också en av de främsta krafterna bakom utvecklingen och vidareutvecklingen av CNS. Han har tidigare arbetat i Presales och har därför fördjupad kunskap om produkter, programvara, licenser och service. Han har varit involverad i infrastrukturindustrin sedan slutet av 90-talet. Certifierad Scrum Product Owner®
